Medtem ko podjetja poskušajo zaščititi zaposlene pred širjenjem Koronavirusa z omejitvami potovanj in delom od doma, je postalo jasno, da se bo možnost za osebni sestanek z ekipami, strankami ali dobavitelji odložila še za kar nekaj časa. S tem se je fokus poslovanja prenesel na virtualne sestanke.
Seveda je dinamika virtualnih sestankov oz. konferenčnih klicev popolnoma drugačna kakor osebni pogovor. Zato obstaja bojazen, da bodo virtualni sestanki neproduktivni, saj so udeleženci običajno manj pozorni na namen in zasnovo pogovora. V primeru, da je udeležencev v pogovoru več, pa je velika možnost, da bosta dva udeleženca v razpravi prevladata, medtem ko drugi le sledijo.
Vendar ni nujno, da je tako! Z uporabo osnovnih praks za komunikacijo je tudi virtualne sestanke mogoče voditi učinkovito in produktivno.
Spodaj vam podajamo 10 nasvetov za uspešen konferenčni klic:
- Uporabite ustrezno orodje za konferenčni klic
Da bi se udeleženci v pogovoru počutili, kot da so vsi na »istem« srečanju, uporabite spletne aplikacije za videokonference - Zoom, Skype ali Microsoft Teams.
- Omogočite možnost klica brez videa
Videokonference so lahko zelo koristne, vendar se opirajo na močno internetno povezavo, ki morda ni vedno na voljo. Zato podajte svojemu sogovorcu možnost za klic brez videa, vendar jasno izpostavite, da preferirate video klic.
- Pred klicem se spoznajte z orodjem/aplikacijo za virtualno komuniciranje
Nič ni bolj nelagodnega kot 15-minutno zamujanje na videoklic zaradi tehničnih težav: ali zato ker morajo ljudje šele prenesti programsko opremo ali pa se ne znajo povezati/uporabljati aplikacije. Poskrbite, da se boste pred konferenčnim klicem ustrezno seznanili z delovanjem aplikacije.
- Prepričajte se, da je vaš obraz viden
Konferenčni klici so učinkovitejši, kadar lahko udeleženci pogovora z vami vzpostavijo očesni kontakt in sledijo vaši telesni/obrazni govorici. Zato pred klicem preverite, da je vaša kamera na pravi razdalji. Seveda ne pozabite na izbiro primernega ozadja, ki bo viden na video klicu (iz ozadja izločite vse, kar bi lahko nase pritegovalo pozornost).
- Določite plan sestanka
Pred pogovorom določite jasne cilje sestanka in jih po potrebi predhodno posredujte udeležencem pogovora v obliki dnevnega reda (to še posebno priporočamo v primeru daljših konferenčnih klicev z veliko udeležencev). V kolikor ni potrebe po tovrstni formalnost lahko pravila konferenčnega klica predstavite na začetku pogovora. Za učinkovito komunikacijo priporočamo, da jasno predstavite načrt konferenčnega pogovora: glavne tematske točke, okvirni čas trajanja, po potrebi določite odmor in čas za komentarje/vprašanja (sproti ali po koncu vsakega tematskega sklopa).
- Zmanjšajte dolžino predstavitve
Izogibajte se dolgih predstavitev. Imejte v mislih, da lahko osnovne informacije (predvsem numerične podatke/statistiko) vedno predhodno pošljete svojim govorcem in tako na samem konferenčnem klicu predstavite le ključne informacije ali iztočnice za nadaljnjo razpravo. Ne pozabite, konferenčni klici naj spodbujajo razpravo in ne enostransko komuniciranje.
- Predrite led
Čeprav si z našimi sogovorci mogoče nismo tako blizu, je pomembno, da na začetku konferenčnega klica vzpostaviti osebni stik, ki nam bo pomagal pri nadaljnji komunikacij. Seveda se v sklopu trenutnih dogodkov pričakuje kakšno vprašanje na temo osebnega zdravja, stanja bližnjih, trenutnega poslovanja ali pa mogoče kakšen smešen komentar na temo popularnih video posnetkov o preživljanju prostega časa v obdobju dela od doma (presojo ustrezne izbire seveda prepuščamo vam).
- Določite moderatorja pogovora
Ponavadi je virtualno razpravo veliko težje upravljati, kot pogovor v živo. Koristno je, če določite enega posameznika, ki bo vodil pogovor. Tako se lahko drugi udeleženci osredotočijo le na vsebino. Moderator naj skrbi, da bodo slišani glasovi vseh udeležencev - nekateri posamezniki se težje vključijo v pogovor zato je pomembno, da je moderator pozoren na člane, ki še niso spregovorili in jih povabi v pogovor. Na drugi strani pa mora moderator kdaj pogovor tudi ustavi – kadar se komentarji ponavljajo ali ne vodijo v pravo smer. Dolžnost moderatorja naj bo tudi, da opozori kadar je bilo za določeno točko porabljeno preveč časa.
- Za glasovanje uporabite spletno anketo
Izkoristite različna orodja videokonferenčnih aplikacij kot npr. možnost glasovanja preko ankete. Uporaba spletne ankete za glasovanje vam bo na hiter in enostaven način zagotovila pridobitev povratnih informacij tekom konferenčnega klica. Pri tem ne svetujemo, da poskrbite za ustrezna in jasna navodila, kako glasovati preko ankete.
- Ne bojte se reševati težkih vprašanj
Mogoče se vam bo praksa virtualnega komuniciranja na začetku zdela stresna in nelagodna (še posebej, če ste predhodno večinoma poslovali osebno), a ne dvomimo, da se boste z malo vaje hitro navadili ritma konferenčnih sestankov. Imejte v mislih, da bodo v času dela od doma na vrsto prišli tudi nekoliko resnejši sestanki, kjer boste morali razpravljati o nekoliko bolj občutljivih temah. Kljub temu, da sem vam bo reševanje spornih vprašanj preko konferenčnega klica mogoče zdelo nenaravno, se jih nikar ne ne izogibajte in jih čim prej naslovite (vir).
Želimo vam čim več uspešnih konferenčnih klicev!
DODATEN NASVET: Konferenčni klic za krepitev kolektivnega duha vaše ekipe
S svojo ekipo lahko organizirate tudi nekoliko bolj neformalen in sproščen konferenčni klic (»Kava sestanek«) na katerem si lahko izmenjate nekaj prijaznih besed in podelite vaše izkušnje glede dela od doma.
