V zadnjih nekaj mesecih so se skoraj vsa pogajanja odvijala virtualno, s pomočjo spletnih orodij za komunikacijo. Kljub temu, da je bila praksa poslovanja z digitalnimi orodij že dodobra vzpostavljen pred Covid-19 so video tehnologije, poceni telekonference in e-pošta sedaj pridobile še nekoliko večjo vlogo, saj se uporabljajo tudi pri pomembnejših sestankih in pogajanjih.
Vendarle pa ostaja vprašanje, ali so virtualna pogajanja bolj ali manj učinkovita kot sestanki v živo?
Seveda ostaja več odgovorov.
Na eni strani lahko rečemo, da virtualna pogajanja v splošnem vodijo k slabšim objektivnim rezultatom, saj se udeleženci pogovora velikokrat počutijo odtujene, manj povezane s svojimi sogovorci, kar rezultira v šibkejše zaupanje med nasprotnimi strankami. Splošno prepričanje je torej, da so v primerjavi s fizičnim sestankom iz oči v oči, pogajanja preko video klica manj učinkovita, manj zadovoljujoča in daljša.
Praksa pravi, da pri komunikaciji po elektronsko pošti lahko veliko hitreje pride do konflikta. Pri tovrstnem načinu komuniciranja se lahko namreč soočamo s pomanjkanjem sodelovanja na eni strani in dolgoveznim izražanjem pritožb in negativnih mnenj, katerih v živo mogoče ne bi imeli pogum izpostaviti, na drugi strani. Prav tako tvegamo nesporazume, ki izvirajo iz tega da e-mail napačno preberemo ali pa napačno interpretiramo čustva izražena v e-mailu.
Kako torej izboljšati komunikacijske ovire in povečati možnosti za uspešno pogajanje preko spletnih orodij?
I. Načrtovanje virtualnih pogajanj
1. Dodelite jasne vloge vsem, ki sodelujejo v pogovoru
Klici ali videokonference s štirimi ali več strankami lahko hitro zaidejo stran od glavne teme oz. izgubijo rdeč nit pogovora. Zato ne pozabite določiti: Kdo bo začel sestanek? Kdo bo predstavil predloge? Kdo bo odgovarjal na katera vsebinska vprašanja? Predstavil nadaljnje korake?
Nasvet: uporabite spletno orodje, ki omogoča »dvig roke« za stranke, ki bi imeli vprašanje, uporabite tudi možnost glasovanja.
Poskrbite, da med pogajanjem ne prejemate drugih zasebnih sporočil
Na deljenem zaslonu (predstavitvi) se vam lahko naključno prikažejo »zasebna« sporočila, e-maili. Poskrbite, da aplikacijo ali program, ki ga uporabljate za sestanek ne bodo motili drugi viri komunikacije, tudi zunanji npr. mobilni telefoni…
2. Pisna sporočila med pogovorom samo v nujnih primerih
Možnost zasebnega pisnega komuniciranja preko mobilnih telefonov ali drugih ločenih aplikacij za hitro usklajevanje mnenj med kolegi je lahko tekom videoklica zelo koristno. Vendarle, ne pozabite, da ostane fokus komuniciranja videoklic in ne zasebna sporočila. V kolikor nasprotna stranka opazi, da se vodi dodatna skrita komunikacij, bo vaša ekipa izpadla zelo neprofesionalno. Zato uporabite to opcijo le v izrednih primerih, hitro in diskretno.
3. Video zaslon, večji kot je, boljši je
Poskrbite, da boste videoklicu lahko sledili na velikem zaslonu. Tako boste lažje sledili telesni govorici in obrazni mimiki vaših kolegov ter si zagotovili kvalitetnejšo komunikacijo.
4. Pogovor naj bo kratek
Medtem ko so video in telefonske konference "bogatejši" mediji kot e-pošta, so tudi bolj kognitivno zahtevni. Za uspešno interakcijo poskrbite, da bodo vaši argumenti kratki in strukturirani. Tako boste nasprotno stranko obdržali v fokusu in si zagotovili najboljše možne rezultate.
II. Vodenje virtualnih pogajanj
1. Vzpostavite prijetno komunikacijsko okolje
Nekaj minut na začetku sestanka lahko posvetite lahkemu (površinskemu) pogovoru, ki služi kot »ice breaker«. Nekaj prijaznih besed pred samim pogajanjem lahko namreč sprosti začetno napetost in omogoči boljši temelj za kasnejše iskanje skupnega jezika (konsenza) ter prispeva k boljšim finančnim in socialnim rezultatom. Kljub temu, da bo pogajanje morebiti zelo tehnično, ne pozabite, da ima v stresnem svetu karantene, osebna povezava močan pozitiven vpliv.
2. Pojasnite strukturo sestanka
V kolikor se stranke pogovoru videokonferenci pridružijo v različnih časovnih obdobjih so video sestanki pogosto zmedeni in neefektivni. Zato na začetku pogovora na kratko pojasnite namen in postopek sestanka ter sam časovni okvir. Torej, v primeru, da bi ključna stranka morala oditi predčasno, primerno preoblikujte delovni red sestanka.
3. Kamera
Razmislite ali vam sledenje lastne podobe na kameri med video klicem pomaga ali moti? Nekaterim bo tovrsten vpogled povečeval samozavest in samokritičnost, druge pa bo motil, saj jim bo odvračal pozornost od samega pogajanja. V kolikor menite, da se boste preveč osredotočali ali obremenjevali s svojim izgledom na kameri, boste morda želeli to opcijo raje izklopiti.
