Generalno pravilo je, da morajo biti obvestila neizbranmu kandidatu spoštljiva in kratka.
Poglejmo si nekatere elemente, ki naj bi vsebovalo vsako zavnilno pismo.
- Zahvala za prijavo na delovno mesto.
- Dostavite novice – kandidat ni bil izbran na delovno mesto.
- Navedite glavni razlog.
- Ponudi upanje.
Nadaljujmo na konkretne primere zavrnilnih pisem:
Primer 1:
[Spoštovani, njihovo ime],
Hvala za vaše potrpežljivost v času pregledovanja prijav na delovno mesto. Na podlagi vašega življenjepisa in rezultata psihološkega testa, vam žal sporočamo, da vaša prijava ni dosegla zadostno število točk za uvrstitev v naslednji krog.
S spoštovanjem,
[Vaše ime],
Primer 2:
[Spoštovani, njihovo ime],
Zahvaljujem se vam, da ste se v prejšnjem tedenu udeležili razgovora za delovno mesto. Čeprav sem užival v našem pogovoru, menim, da za to delovno mesto potrebujemo nekoga z več izkušnjami pri [delovno mesto], npr. upravljanju projektov. Upam, da boste v bližnji prihodnosti našli ustrezno delovno mesto.
S spoštovanjem,
[Vaše ime],
Če se na koncu ne spomnite nobene pozitivne misli ali možnosti za kandidata, potem raje izpustite zadnji stavek. Izogibajte se, da bi prejemniku dajali lažno upanje, da “ga mogoče pokličete nazaj” ali “ga uvrstili na čakalno listo”.
V kolikor s kandidatom nimate namena sodelovati, ostanite v svojem zavrnilnem pismu čim bolj jasni, da so vaša vrata zaprta. Takšna jasnost in dokončnost se vam lahko mogoče zdi nekoliko kruta, venar je lažno upanje bolj kruto kot nobeno upanje, saj boste s tem kandidata zavirali, da bi s polno zavzetostjo in osredotočenostjo iskal zaposlitev pri drugem delodajalcu, saj bo še vedno po tihem upal na vaš klic.
Če vas ob tem skrbi, da bi vaše zavrnilno pismo izpadlo hladno, ton pisma raje omilite z dodatno zahvalo. Razmislite o tem primeru zavrnilnega pisma:
Primer 3:
[Spoštovani, njihovo ime],
Hvala za vašo prijavo na delovno mesto. Z zanimanjem smo si prebrali vaš življenjepis in motivacijsko pismo vendar smo ob podrobnem pregledu ugotovili, da se ključne prednosti vaše kvalifikacije ne ujemajo z bistvenimi zahtevami delovnega mesta. Še enkrat hvala, ker ste si vzeli čas in oddali prijavo za delovno mesto.
Z najboljšimi željami,
[Vaše ime]
Kaj pa, če ste se s kandidatom res dobro ujeli in bi si želeli sodelovanja v prihodnosti? Imate s kandidatom vendarle tesnejšo vez?
V teh primerih so zgornja sporočila verjetno preveč hladna in preveč nejasna. Takrat je lahko vaše zavrnilno pismo bolj podrobno in usmerjeno k spodbudi kandidatu, naj s prijavo poskusi znova.
Primer 4:
[Spoštovani, njihovo ime],
Zahvaljujem se vam, da ste se v prejšnjem tednu udeležili razgovora za delovno mesto. Žal vam sporočamo, da se niste uvrstili v naslednji krog. Na delovno mesto so se prijavili zelo konkurenčni kandidati in na tej točki iščemo nekoga z več izkušnjami pri upravljanju projektov.
Kljub temu sem bil z vašim razgovorom zelo zadovoljen in menim, da se vaše delovne izkušnje in vrednote odlično skladajo s poslanstvom našega podjetja. Zato bi vas želel povabiti, da spremljate objave prostih delovnih mest našega podjetja in ob priložnosti ponovno oddate vašo prijavo. V kolikor se strinjate vas lahko ob ustreznih prostih delovnih mestih obvesti tudi naša kadrovska služba?
Lep pozdrav,
[Vaše ime]
V primerih, ko želimo vzpostaviti nekoliko bolj oseben stik vam seveda nič ne prepoveduje, da kandidata o zavrnitvi obvestite preko telefonskega klica. Seveda pa uporabite lastno presojo ali je to najboljši način za sporočanje tovrstnih novic (ob klicu kandidat ponavdi pričakuje, da je bil izbran na delovno mesto).
Pisanje pisma o zavrnitvi, ko se z odločitvijo ne strinjate
Še posebej težko je pisati pismo o zavrnitvi, če se z odločitvijo ne strinjate. Mogoče ste se močno borili za kandidata vendar se je vodstvo na koncu odločilo za nekoga drugega.
Ko se to zgodi, se včasih skušamo skriti za pasivnimi stavki kot npr: "Odločeno je bilo, da se ne bomo odločili za vas" ali "Vodstvo se je žal odločilo iti v drugo smer." Kljub morebitnemu razočaranju, je tovrstno komuniciranje neprofesionalno, vašo podjetje pa navzven prikaže kot neenotno in konfliktno.
V koliko želite poudariti, da je šlo pri izbiri kandidata za zelo tesno odločitev in, da je bil kandidat zelo blizu izbire za delovno mesto, raje uporabite stavek:
"Po številnih pogovorih, smo se odločili za X."
ali
"To je bila res težka odločitev, a na koncu smo se odločili za Y."
Toda uporabite "smo", ne "so."
Objava slabih novic je sigurno težka in čustvena situacija. Poleg tega pa v različnih podjetjih ali delovnih kulturah lahko eno in isto zavrnilno pismo tretira kot ali preveč grobo ali preveč pozitivno. Zato seveda svetujemo, da raziščete svoj jezik pisanja in komunikacije, ki bo primeren poslanstvu vašega podjetja ali delovnem mestu za katerega pišete zavrnilno pismo.
A ne pozabite: v dobro kandidatov se izogibajte lažni prijaznost/upanju.
