Nefunkcionalne pisarne lahko dvignejo nivo stresa zaposlenih, spodbujajo tesnobo in depresijo ter zavirajo sodelovanje ali produktivno interakcijo. Medtem ko za te simptome pogosto krivimo tehnologijo - nenehno obveščanje in 24/7 povezljivost -, obstaja mogoče še nekoliko bolj zahrbten vzrok: koncept odprtih pisarn.
Podjetja iz Silicijeve doline (Sillicon Valley) so bila med prvimi, ki so osvojila odprte delovne prostore, kjer zaposleni sedijo ramo ob rami za skupnimi mizami. Porušili so stene in odpravili zasebne pisarne kot zastarel simbole korporativne hierarhije. Zdelo se je, da odprta postavitev kaže na sodoben odnos do organizacije dela. Do leta 2014 je koncept odprtih pisarn, skupaj z neomejeni prigrizki, kavo in hladnim pivom postal pravilo, zlasti v tehnoloških krogih in start-upih.
Medtem ko so bile odprte pisarne namenjene spodbujanju inovativnosti, ustvarjalnosti in sodelovanja, vse več raziskav kaže, da imajo v praksi nasproten učinek.
1. IZZIVI ODPRTIH PISARN
Številni pisarniški delavci so opazili, da tovrstna organizacija delovnih prostorov povzroča veliko motenj: od glasnih govorcev, do zvokov žvečenja čigumijov, do kolega, ki vsak dan poje sendvič s tuno...
Študija na Univerzi v Sydneyu je ugotovila, da so ljudje v odprtih pisarnah veliko bolj nezadovoljni s svojim delovnim okoljem kot tisti v zasebnih pisarnah. Prednosti bližine sodelavcev v odprtih pisarnah so izravnali dejavniki, kot sta povečan hrup in manjša zasebnost.
Harvard Business School Študija z leta 2018 je pokazala, da je odprta pisarna medsebojno interakcijo zmanjšala za približno 70 odstotkov. Nasprotno pa so se e-poštna sporočila povečala za 50 odstotkov. Zdi se, da je odprta pisarna sprožila odziv, da so sodelavci hrepeneli po manj socialnih stikih in namesto tega raje izbrali komuniciranje preko e-poštnih sporočil.
Študij je tudi ugotovila, so delavci postali bolj zaprti sami vase, kritično pa se je zmanjšala tudi kakovost njihovega dela.
Organizacijski psiholog Matthew Davis skozi več kot 100 raziskav pisarniškega okolja ugotovil, da odprte pisarne negativno vplivajo na obseg pozornosti, kreativno razmišljanje, produktivnost in zadovoljstvo z delovnim mestom. Zaposleni, ki so delali v odprtih pisarnah, so se soočali z višjo stopnjo stresa ter nižjo koncentracijo in motivacijo kot zaposleni v običajnih pisarniških postavitvah. Danska študija na 2400 zaposlenih je pokazala, da so ljudje, ki delajo v popolnoma odprtih pisarnah, potrebovali 62 odstotkov več bolniških dni kot tisti, ki so nameščeni v pisarnah za eno osebo.
2. FUNKCIONALNA ALTERNATIVA
Čeprav se verjetno ne bomo vrnili v uporabo tradicionalnih oblik pisarn se lahko odločimo za učinkovito sredino – delo v majhnih, večfunkcionalnih skupinah po pet ali šest ljudi z enim vodjo.
Večfunkcionalna ekipa lahko odkrito sodeluje in izkoristi energijo ter znanje drug drugega brez da bi hrup in motnje povzročale bistveno oviro pri deli. Bližina sodelavcev v zmernem številu lahko dejansko povečuje produktivnost, še posebej če so to člani ene ekipe, ki delajo na skupnem projektu in si delijo enake vsakodnevne cilje.
Študije ugotavljajo, da majhne skupine pogosto sprejemajo bolj natančne odločitve. Majhne ekipe predstavljajo najboljše iz obeh svetov, saj znajo črpati kolektivno modrost, odvečnega hrupa množice.
Nekateri trdijo, da je sedem čarobno število članov ekipe za sprejemanje učinkovitih odločitev. Ko dosežete to točko, vsak dodatni član zmanjša učinkovitost skupine za 10 odstotkov. Vsaka organizacija pa mora navsezadnje najti svojo ustrezno organizacijo skupin in delovne organizacije, saj na žalost popoln predloga za obliko pisarne ne obstaja.
Medtem ko se vodje pogosto odločajo za odprte pisarne, zlasti zaradi njihove ekonomične prednosti, je pomembno razumeti morebitne slabosti odprtih pisarn. Tudi, če zasebne pisarne niso izvedljive za vsa podjetja, lahko zaposlenim omogočimo zasebne prostore za krajši čas, kot so ločeni prostori ali tihe sobe.
Odprti prostori so morda dobro videti za pisarniške oglede in fotografije na spletnih straneh, vendar so rezultati in počutje vaših zaposlenih bolj pomembni kot površinski odsevi. Kot večina stvari v podjetju je ključnega pomena, da naredite tisto, kar najbolje deluje za vaše podjetje in vaše ekipe, vaš postopek odločanja in vrste projektov.
Omogočite svojim zaposlenim, da bodo zdravi, produktivni in osredotočeni.
